Μάθετε την Access με Απλές Ερωτήσεις – Μέρος 2ο
Τι είναι ένα Ερώτημα (Query);
Είναι μια διαδικασία της Access που μας επιτρέπει να φιλτράρουμε (απομονώνουμε) κάποια πεδία ή/και κάποιες εγγραφές από έναν ή περισσότερους πίνακες. Οι νέες πληροφορίες εμφανίζονται στην οθόνη σαν ένας καινούργιος πίνακας. Ο παλιός πίνακας παραμένει άθικτος. Αυτό λέγεται Ερώτημα Επιλογής (Select Query).
Για παράδειγμα, μπορεί από τον πίνακα των πελατών να θέλω να δω μόνο εκείνους που μένουν στην Αθήνα ή στην Πάτρα. Μπορεί, ακόμη, να θέλω να δω μόνο εκείνους τους πελάτες που χρωστάνε πάνω από 100.000 δρχ.
Μπορώ, όμως, να κάνω και συνδυασμούς. Π.χ. μπορεί να θέλω να δω μόνο εκείνους τους πελάτες που μένουν στη Θεσ/νίκη και χρωστάνε από 100.000 έως 300.000 δρχ.
Μπορεί, όμως, να θέλω να δω στην οθόνη μου μόνο τα πεδία επώνυμο και όνομα απ’ όλους τους πελάτες, χωρίς να βάλω κάποιον περιορισμό.
Τι είναι τα Κριτήρια της Access και πώς κάνω συνδυασμούς Κριτηρίων;
Τα κριτήρια είναι οι περιορισμοί που θέτω στις τιμές των πεδίων για να φιλτράρω (απομονώσω) τα αποτελέσματα, όπως τα θέλω. Μπορώ να κάνω συνδυασμούς κριτηρίων με τους τελεστές And και Or. Ο τελεστής And δεν φαίνεται στην οθόνη, αλλά η χρήση του εννοείται όταν γράφουμε κριτήρια σε διάφορα πεδία στη γραμμή Criteria.
Για να λειτουργήσει ο τελεστής Or πρέπει να γράψω τα κριτήριά μου στη γραμμή Or, που είναι κάτω από τη γραμμή Criteria. Μπορεί, όμως, στη γραμμή Criteria και μέσα σ’ ένα πεδίο, να χρησιμοποιήσω τους τελεστές And και Or για να θέσω ό,τι κριτήρια θέλω.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω πολλούς τελεστές για να προσδιορίσω τα κριτήριά μου. Η χρήση τους θα φανεί καλύτερα με παραδείγματα :
LIKE ‘Αθήνα’ ® να είναι ίσο με ‘Αθήνα’
LIKE ‘Α*’ ® να αρχίζει με ‘Α’
LIKE ‘*ίδης’ ® να τελειώνει σε ‘ίδης’
LIKE ‘*α*’ ® να έχει το ‘α’ ενδιάμεσα
LIKE ‘[ΑΒΓ]*’ ® να αρχίζει μ’ ένα από τα γράμματα ΑΒΓ
ΙΝ (‘Αθήνα, ‘Θεσ/νίκη’, ’Πάτρα’) ® να είναι μια από τις τρεις πόλεις
‘Αθήνα’ Or ‘Ηράκλειο’ ® να είναι ίσο με ‘Αθήνα’ ή ‘Ηράκλειο’
>20 and <40 ® να είναι μεταξύ 20 και 40, χωρίς να περιέχει το 20 ή το 40
between 10 and 30 ® να είναι μεταξύ 10 και 30, περιέχοντας το 10 και το 30
<= 100 Or > 200 ® μικρότερο ή ίσο του 100 ή μεγαλύτερο του 200
LIKE ‘??α*’ ® να έχει δύο χαρακτήρες στη αρχή, μετά το ‘α’ και μετά ο,τιδήποτε
LIKE ‘##00’ ® ένας τετραψήφιος αριθμός που τελειώνει σε 00
LIKE ‘[!ΑΒ]*’ ® να μην αρχίζει από τα γράμματα Α ή Β και μετά να έχει ο,τιδήποτε
Τι σημαίνει η ένδειξη Show στα Ερωτήματα της Access;
Σημαίνει ότι, το πεδίο που έχει την ένδειξη Show σημαδεμένη (Χ), θα εμφανιστεί στην οθόνη του ερωτήματος. Αν δεν είναι σημαδεμένη η ένδειξη, τότε δεν θα εμφανιστεί όταν εκτελέσουμε το ερώτημα.
Υπάρχει, όμως, κάποιος λόγος να μην θέλω να εμφανιστεί ένα πεδίο σ’ ένα ερώτημα, εφόσον αυτό το πεδίο το έχω τοποθετήσει στο πλέγμα του ερωτήματος και έχω βάλει κάποια κριτήρια σ’ αυτό; Και βέβαια.
Δείτε το παρακάτω παράδειγμα : από τον πίνακα των αθλητών θέλω να δημιουργήσω ένα ερώτημα και να δω μόνο εκείνους τους αθλητές που είναι από την Ελλάδα. Θα πρέπει να επιλέξω το πεδίο χώρα και να βάλω το κριτήριο LIKE ’Ελλάδα’. Τότε, όμως, όταν θα εκτελεστεί το ερώτημα, θα βλέπω σ’ όλους τους αθλητές και στη στήλη χώρα τη λέξη Ελλάδα.
Αυτό, όμως, είναι περιττό, αφού επέλεξα μόνο τους Έλληνες αθλητές. Έτσι, μπορώ να επιλέξω να είναι απενεργοποιημένη η ένδειξη Show για το πεδίο χώρα. Το ερώτημα αυτό μπορώ να το αποθηκεύσω και να το ονομάσω Έλληνες Αθλητές.
Τι σημαίνει η ένδειξη Totals στα Ερωτήματα της Access;
Σημαίνει ότι μπορώ να χρησιμοποιήσω κάποιες αριθμητικές συναρτήσεις για να κάνω υπολογισμούς σε πεδία ενός ερωτήματος. Οι σημαντικότερες από τις συναρτήσεις αυτές είναι οι : Sum (Άθροισμα), Count (Μέτρηση), Avg (Μέσος Όρος), Min (Εύρεση μικρότερου) και Max (Εύρεση μεγαλύτερου).
Για να μπορέσω να χρησιμοποιήσω σωστά αυτές τις συναρτήσεις, πρέπει πρώτα να έχω χρησιμοποιήσει την Ομαδοποίηση (Group by). Η ομαδοποίηση ανήκει κι’ αυτή στην ομάδα Totals.
Τι σημαίνει η Ομαδοποίηση (Group by) στα Ερωτήματα της Access;
Σημαίνει απλά, ότι η Access συγκεντρώνει μαζί όλες εκείνες τις εγγραφές που έχουν ίδια τιμή, στο πεδίο όπου ορίζω την ομαδοποίηση.
Για παράδειγμα, για να δω πόσες παραγγελίες έχει κάνει ο κάθε πελάτης, ομαδοποιώ (group by) το πεδίο κωδικός πελάτη και χρησιμοποιώ τη συνάρτηση count στο πεδίο κωδικός παραγγελίας.
Για να δω ποιους πελάτες παρακολουθεί ο κάθε πωλητής μου και πόση αξία έχουν οι παραγγελίες του κάθε πελάτη, ομαδοποιώ τον κωδικό πωλητή και τον κωδικό πελάτη και χρησιμοποιώ τη συνάρτηση sum στο πεδίο αξία παραγγελίας.
Αν βρήκατε το άρθρο μας χρήσιμο, θέλετε να μείνετε ενημερωμένοι για όλα τα νέα στο τομέα της τεχνολογίας καθώς και σε χρηστικά άρθρα, βοηθήστε μας κάνοντας like στην σελίδα μας στο Facebook πατώντας εδώ
